Ci accorgiamo dell’importanza di un servizio di posta elettronica solo quando non funziona più come è successo ad un noto provider italiano. Vediamo quali sono le buone abitudini da tenere per chi usa la posta elettronica per lavoro.
Alcuni giorni fa ha fatto notizia il down del servizio di posta elettronica di un famoso provider: Liberomail che gestisce anche Virgiliomail. La notizia ha fatto scalpore perché il blocco si è protratto per alcuni giorni. Si è anche dibattuto del problema dei servizi di posta gratis usati per lavoro. Facciamo alcune precisazioni e vediamo alcuni consigli per evitare di trovarsi con un blocco lavorativo.
Premessa
Tra le tante notizie che sono circolate, una di quelle principali faceva notare come non fosse raccomandabile usare un dominio di posta elettronica fornito gratis, perché non vi è alcuna garanzia di erogazione del servizio per qualsiasi causa. In linea di massima, se chi ci fornisce l’indirizzo di posta decidesse di chiudere tutto non potremmo che subirne le conseguenze. C’è poi una bella differenza tra la posta personale e quella di lavoro.
Innanzitutto, vediamo cosa è un nome di dominio nella posta elettronica. È quello che compare dopo la @. Ad esempio, il nostro dominio di posta è @eritel.it. Quello che viene scritto prima è l’indirizzo a cui la posta verrà inoltrata e li possiamo mettere quello che vogliamo.
Ora, il provider che ha subìto questo incredibile blocco non fornisce solo indirizzi di posta gratuiti ma anche versioni a pagamento e la possibilità di ospitare i propri domini. Li si è bloccato tutto, anche la posta di chi ha preferito i piani a pagamento o portato sui loro server i propri domini di posta. Quindi, il problema dell’affidabilità della posta gratis esiste ma non è quello il punto. Da considerare poi che liberomail è ospitato in Supernap, di recente passato a Stack. Supernap, è un datacenter di colocation più sicuro e grande del sud Europa che si trova a Pavia. Un disservizio del genere potrebbe capitare a chiunque. Vediamo però come è possibile evitare o almeno mitigare un problema simile.
Usare sempre un dominio personalizzato
Il disservizio di Libero ha portato alla luce un’abitudine purtroppo ancora troppo diffusa. Si tratta dell’utilizzo di domini pubblici al posto di quelli personali usati per lavoro. Se ci registriamo a un servizio di posta elettronica pubblico tipo Gmail, Outlook, Yahoo, Tim, Apple ecc siamo costretti a rimanere nei loro server per sempre, qualsiasi cosa essi decidano.
Supponiamo che Google ad un certo punto decida di chiedere un prezzo per la gestione della posta perché la raccolta di dati e pubblicità non copre più le spese sostenute. Gratis del resto è un eufemismo. Cosa possiamo fare? Semplicemente pagare oppure decidere di rivolgerci a un altro gestore. Questo però significa perdere quell’indirizzo e tutta la posta pregressa. Inoltre, dovremmo avvisare tutti i nostri contatti dell’avvenuto cambio di indirizzo email. Potremmo anche ritrovarci con il nostro indirizzo preso da qualcun altro. Se ad esempio ho usato un nome comune tipo [email protected] è molto probabile che prima o poi qualcuno registri quel nome ritornato disponibile, con tutte le conseguenze del caso.
Un dominio personalizzato offre diversi vantaggi:
- Lo facciamo ospitare dal provider che più ci piace: Volendo anche sul server aziendale o su un NAS, sebbene non sia consigliato per questioni di sicurezza
- Possiamo costruirci un sito web oppure usarlo solo per le email
- Possiamo spostarlo quando vogliamo e per qualsiasi motivo. Ad esempio non ci piace più il tipo di servizio offerto, pensiamo che costi troppo , l’assistenza tecnica non ci soddisfa, oppure è in preda ad un guasto prolungato come nel caso di Libero
- Un dominio personale nessuno potrà togliercelo finché si continua a rinnovarlo
Lasciamo la posta elettronica su domini pubblici per le cose personali
Meglio un client di posta piuttosto che la webmail
Molto spesso ci risulta più comodo consultare la posta elettronica attraverso il web. Non vi è niente da scaricare e installare e possiamo eseguire tutte le azioni che ci servono consultando un sito dove, con le nostre credenziali di accesso, gestiamo la nostra posta da qualsiasi parte e con qualsiasi computer.
Purtroppo, questo può rivelarsi un problema. Se non si ha, almeno su un computer, o sullo smartphone, un programma per la gestione della posta, nel caso di un blocco che si protrae nel tempo, non solo non potremo spedire e ricevere email ma neanche accedere a quelle pregresse.
Quindi, sempre meglio usare un client di posta come Outlook, Thunderbird, Airmail, Spark e molti altri in modo di avere sempre una copia delle e-mail con sé. Del resto, anche usando un client niente ci impedisce di poter consultare la webmail.
Non usare mai la posta elettronica come archivio di file
Può sembrare inconsueto ma ci sono moltissime persone che usano la posta elettronica per archiviare i propri file. Una pratica che si fa non solo lasciando sulla posta i file ricevuti ma addirittura spedendoseli a sé stessi. C’è perfino chi si manda un messaggio con le password di accesso a vari servizi. La posta elettronica è uno dei servizi web meno sicuri. In caso di un disservizio non si possono neanche recuperare i file. È sempre meglio usare ad esempio un cloud storage per avere accesso ai propri documenti da qualsiasi luogo e qualsiasi dispositivo.
Se usi la posta per lavoro corri ai ripari
Per concludere, se usi la posta elettronica per lavoro, anche se sei un libero professionista o una micro-impresa, nella speranza che le PMI ne siano già dotate, è sempre meglio acquisire un nome di dominio. Chiedici come.
