La collaborazione online è sempre più un metodo adottato da qualsiasi tipologia di azienda. Offre numerosi vantaggi in termini di produttività, velocità, efficienza e risparmio sui costi. Gli strumenti necessari sono facili da adottare e necessitano di investimenti accessibili. Scopriamo quali sono e come adottarli.
La collaborazione online è un modo di lavorare insieme a distanza, sfruttando le potenzialità del cloud computing e di internet. Si tratta di una modalità sempre più diffusa e richiesta, a partire dal periodo del Covid-19, che ne ha accelerato l’adozione. Ma quali sono gli strumenti per la collaborazione online e come sceglierli?
Cos’è la collaborazione online
La collaborazione online consiste nell’utilizzare una serie di servizi e applicazioni basati sul cloud che consentono di condividere file, informazioni, progetti e comunicare in tempo reale con i propri colleghi, clienti o partner.
Si tratta di una forma di lavoro flessibile e dinamica, che non richiede la presenza fisica nello stesso luogo e che permette di risparmiare tempo e costi di trasferta. La collaborazione online può avvenire attraverso diversi strumenti, tra cui:
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- Piattaforme di collaborazione: sono software che offrono diverse funzionalità per gestire e coordinare i progetti, assegnare i compiti, monitorare i progressi, scambiare feedback e creare gruppi di lavoro. Alcuni esempi sono Slack, Asana, Trello e Microsoft Teams.
- Strumenti di videoconferenza: sono applicazioni che permettono di realizzare incontri online, con audio e video di alta qualità, e di condividere lo schermo o documenti. Alcuni esempi sono Zoom, Skype, Google Meet e Microsoft Teams.
- Suite da ufficio online: sono pacchetti di applicazioni che offrono gli strumenti di base per la produttività, come fogli di testo, calcolo, presentazioni, email, calendario e rubrica. Alcuni esempi sono Microsoft 365, Google Workspace.
- Centralini telefonici digitali che offrono una serie di servizi utili per la comunicazione e collaborazione tra colleghi e con clienti e fornitori. Incorporano strumenti di messaggistica aziendale e di videoconferenza.
Il sistema di telefonia tramite App dedicate permette la netta separazione tra vita lavorativa e quella privata.
Di fatto, anche non lavorando in sede, come commerciali, tecnici e personale in smart working, viene divulgato in esterno solo il numero aziendale che il centralino provvede a rendere disponibile sul browser Internet, sullo smartphone e ovviamente sul telefono fisico. Ne sono un esempio i centralini di Wildix e di Vianova.
I vantaggi della collaborazione online
La collaborazione online offre numerosi vantaggi, sia per le aziende che per i lavoratori. Tra questi, possiamo citare:
- Maggiore efficienza e produttività: la collaborazione online permette di lavorare in modo più rapido e fluido, evitando le interruzioni e i ritardi dovuti agli spostamenti o alle riunioni in presenza. Inoltre, favorisce la condivisione delle conoscenze e delle competenze tra i membri del team, stimolando la creatività e l’innovazione.
- Maggiore flessibilità e autonomia: la collaborazione online consente di lavorare da qualunque luogo e in qualunque momento, a seconda delle proprie esigenze e preferenze. Questo aumenta la soddisfazione e la motivazione dei lavoratori, che possono conciliare meglio il lavoro con la vita privata e gestire il proprio tempo in modo più efficace.
- Riduzione dei costi e dell’impatto ambientale: la collaborazione online comporta un risparmio di risorse economiche e naturali, grazie alla riduzione dei consumi energetici, dei materiali di cancelleria, dei viaggi e dei trasporti. Questo si traduce in una minore emissione di gas serra e in una maggiore sostenibilità.
Come scegliere gli strumenti
La scelta degli strumenti da adottare è legata alle effettive esigenze aziendali e dagli obiettivi che ci si propone. Il tipo di attività, il settore e le dimensioni dell’azienda possono influire sulla scelta degli strumenti di collaborazione online. Ecco alcuni aspetti da considerare durante la selezione:
Si possono preferire soluzioni più o meno specifiche, integrate ad esempio al centralino o stand alone, semplici o avanzate.
Funzionalità necessarie: valuta le funzionalità specifiche che la tua azienda richiede. Ad esempio, se hai bisogno di gestire progetti complessi, potresti preferire una piattaforma di collaborazione con funzioni avanzate di assegnazione dei compiti e di monitoraggio dei progressi.
Se invece hai bisogno di comunicare frequentemente con i colleghi o i clienti, potresti optare per uno strumento di videoconferenza con una buona qualità audio e video.
Facilità d’uso: assicurati che gli strumenti che scegli siano intuitivi e facili da usare. In questo modo, i membri del team potranno adottarli rapidamente senza troppa formazione o difficoltà.
Integrazione e compatibilità: verifica se gli strumenti che stai considerando possono essere integrati con altre applicazioni o servizi che già utilizzi. Ad esempio, se la tua azienda utilizza Microsoft Office o Google Suite, potresti preferire una piattaforma di collaborazione che si integri facilmente con queste suite da ufficio online.
Sicurezza dei dati: quando si lavora online, la sicurezza dei dati è di fondamentale importanza. Assicurati che gli strumenti che scegli offrano misure di sicurezza robuste, come crittografia dei dati, autenticazione a due fattori e protezione contro gli accessi non autorizzati.
Costi: valuta i costi associati all’adozione degli strumenti. Alcuni strumenti potrebbero essere gratuiti o offrire piani a pagamento con funzionalità aggiuntive. Considera il budget disponibile e confronta le opzioni per trovare la soluzione più adatta alle tue esigenze finanziarie.
Una volta individuati gli strumenti che soddisfano le tue esigenze, è importante pianificare una fase di implementazione adeguata. Coinvolgi i membri del team nella transizione verso la collaborazione online e fornisci la formazione necessaria per utilizzare correttamente gli strumenti scelti.
In conclusione
La collaborazione online è un modo efficace per lavorare insieme a distanza, offrendo numerosi vantaggi in termini di efficienza, produttività, flessibilità e risparmio di costi.
La scelta degli strumenti di collaborazione online dipende dalle esigenze specifiche dell’azienda, ma è importante valutare le funzionalità, la facilità d’uso, l’integrazione, la sicurezza dei dati e i costi prima di prendere una decisione.
Per orientarsi tra le diverse soluzioni ti invitiamo a contattarci con il form che trovi qui sotto.
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